Jakarta – Penanganan yang kurang optimal dan tidak efisien dalam pengelolaan properti masih sering ditemukan, seperti dalam hal pemeliharaan peralatan pada bangunan, proses keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, serta aktivitas Kesehatan, Keselamatan, Kerja dan Lingkungan (K3L).

“Tantangan-tantangan ini umum terjadi tidak hanya di hunian apartemen, tetapi juga di gedung perkantoran dan bangunan komersial lain,” jelas Associate Director – Business Development Real Estate Management Services Colliers Indonesia Oci Via Stevani dalam keterangan tertulis, Senin, 23 Juni 2025.

Tantangan utama yang sering dihadapi dalam manajemen operasional properti, imbuhnya, antara lain meliputi Pelacakan dan pengendalian inventaris, Operasional dalam manajemen staf, Manajemen Akun dan Penagihan,     Penanganan keluhan dan pemeliharaan korektif, Pemeliharaan preventif dan manajemen aset, Program penghematan energi untuk efisiensi biaya serta Pelaporan.

Ketergantungan pada pekerjaan manual meningkatkan kebutuhan akan sumber daya administratif untuk menangani berbagai aktivitas. Pekerjaan manual juga menyebabkan aktivitas dan ketersediaan informasi menjadi lebih lambat. Meskipun frekuensi pembaruan mingguan untuk mengelola tugas dan pelaporan merupakan hal yang wajar, pembaruan harian akan membutuhkan sumber daya administratif yang lebih besar, sehingga menjadi tidak praktis.

Selain itu, penyediaan data secara langsung tidak dapat dicapai melalui proses manual, karena memerlukan input waktu nyata dan pemantauan berkala, yang berada di luar kapasitas tim yang masih mengandalkan metode manual. Pekerjaan manual juga membawa serta berpotensi risiko yang cukup signifikan termasuk kesalahan manusia, kecurangan, serta penyalahgunaan proses, yang kemudian dapat menyebabkan layanan menjadi tidak bisa diandalkan.

Teknologi Properti Inovatif

Oleh sebab itu, seiring dengan kemajuan teknologi, para pengelola gedung didorong untuk mengadopsi teknologi lebih meluas. Teknologi menjadi sangat penting sebab ketergantungan pada pekerjaan manual dalam merumuskan dan menjalankan strategi, tidak akan efektif, serta tertinggal dari gedung-gedung lain yang sudah lebih dahulu terus memperbarui diri sejalan dengan kemajuan zaman.

Sebagai sebuah solusi, teknologi dan sistem properti yang sesuai untuk diterapkan oleh manajemen gedung, antara lain Memanfaatkan penggunaan aplikasi penyewa yang memungkinkan pengguna untuk mencari informasi serta mencatat keluhan atau permintaan, Menggunakan Modul Computerized Maintenance Management System (CMMS), Mengadopsi sistem sumber daya manusia berbasis cloud dan Mengadopsi solusi bisnis berbasis cloud.

Digitalisasi informasi dan aktivitas menggunakan solusi digital sangat penting untuk kemajuan di masa depan. Penerapan teknologi properti membantu mengumpulkan informasi dan data secara sistematis, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas. (SAN)